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杜绝无效开会的6大方法!

发布日期:2021-08-01 02:56   来源:未知   阅读:

  香港最快报码开奖室。国际知名品牌以及管理咨询大师马丁·林斯特龙在《常识工作法》中说,他在服务过全球100强企业后,他发现,大部分团队低效、失控、员工归属感低弱的根源是组织、员工和消费者之间的脱节导致的常识缺乏。其中,常识缺乏的一个表现就是,

  会议以及PPT 演示,会占用我们近50% 的工作时间。但几乎没有人愿意承认这个数字,因为它是一种提示,表明一个组织在时间管理上是多么糟糕。

  一般来说,公司会围绕各种计划召开会议,比如当前计划、远景规划和尚未制订的计划等,同时也会召开计划分析会议,比如先前的计划在哪些方面出了问题,我们怎样才能让远景规划更好地发挥作用,等等。此外,公司还会召开战略会议以及无力执行相关战略的会议。事无巨细,都需要召开会议,即便没有人能在会上提出有价值的意见或做出有价值的结论。

  那么如何避免无效会议,下面我们来看几条有助于举办成功的、合乎常识的会议的规则。

  马丁·林斯特龙曾在加利福尼亚州山景城的谷歌总部做过一次演讲。台下有大约 200 名听众,在 30 分钟的演讲中,他只与 4 个人有过目光接触,其他所有人都在看笔记本电脑或手机。当然,也有一些员工在做记录,通过手机或笔记本电脑的摄像头与我进行虚拟的目光接触,但结果是一样的:相比于听我演讲,他们还有更重要的事情要做。

  如果举行的是线下会议,可以考虑买一个篮子或其他容器。与会者可以在自己的手机上贴一个便利贴,然后放进篮子,等会议结束后再取走。

  无论召集的是线上还是线下会议,你都要问一问自己:我想在这次会议上达成什么目标?然后再为会议做准备。如果这是当天的首次会议,让每一名与会者都列出他们的议程,比如他们想要取得的成果等。在会议结束时,团队负责人可以考虑给与会者发一条短信息,重申一下重要决定和方向,推动每个人都保持专注。

  简而言之,就是敲定会议的内容。千万不要说你们要“评审”什么,这样的主题太宽泛了。如果是就某事寻求批准或做出澄清,那就实话实说,越具体越好。

  在大多数时长为一个小时的会议中,有 5~7 分钟的时间会被小的技术问题占据。这是一个需要解决的问题。职场中的确存在一个不成文的规定,那就是会议必须要开满 60 分钟;如果不到 60 分钟,一定是在某个方面出了问题。其实,会议时间不应超过 30 分钟。

  为确保会议不超时,马丁·林斯特龙会携带一个计时器,并告诉与会者,这个计时器代表着在座各位的累积工资。在线下举办面对面会议时,为确保不超时,他也会携带一个计时器,并告诉与会者,这个计时器代表着在座各位的累积工资。他估算了一下,最低时薪可能是120 美元,最高时薪大概为1000 美元。

  “现在大家都到齐了。”他说,“这次会议还没开始,但我们的成本已经出来了,约为15000 美元。而且我也参会,这个成本就更高了。所以,我们要计算时间。”

  会议进行到 15~20 分钟的时候,他指出在处理 IT 故障上我们已经浪费了4000 美元,·德固特:公司目前生产加工能力已满负荷暂未开,并表示接下来要解决这一问题。无论是线下还是线上会议,计时器都有助于与会者集中注意力,把重点放到他们正在做的事情上,或者更准确地说,放到他们将要做的事情上。令人遗憾的是,很多时候,他都不得不带着同一个计时器从一场会议转到另一场会议。

  那么,这个计时器到底可以做什么呢?除了作为一个运行的时间编年史,它还提醒与会者注意,30 分钟的会议必须富有成效。如果他们能够在 20 分钟的时间里解决议程上的所有问题,那么剩余的10分钟也就没有必要了。当然,作为基本的计时工具,计时器也是非常棒的。你是有效利用了还是浪费了会议时间,一看便知。另外,计时器还会减少会议期间的各种闲谈。通过绘制时间分配图,员工往往会惊讶地发现,“上班的时间不够用”这个常见的说辞原来是因为上网过多、茶歇太多、闲聊太多等。

  埃隆·马斯克说:“如果你明显没有在创造价值,就请立即退出会议或挂断电话。这种离开并不是一种粗鲁行为,让别人留下来浪费时间,那才是粗鲁的。”

  马丁·林斯特龙是这条生产率规则的忠实信徒。简而言之,在会议期间,如果与会者认为他们没有可贡献之处,那么可以随时离开会场。

  你现在还记得哪些会议?原因是什么?对大多数人来说,在任何一次会议上,他们能记住的事情最多不超过三件。看看现在的组织有多少可用的沟通工具:电子邮件、电话会议、报告,电子表格和PPT等。不是每一件事都值得开会解决。在某种程度上,正是公司各部门之间的分裂导致会议扮演了它本不该扮演的角色。很多人安排和参加会议,是因为他们担心自己被遗忘或忽略。如此一来,会议也就成了一种证明手段,证明你做的事情很重要。

  下次如果有人说:“我们下周开个会吧。”你可以问一句:“等一下,我们开这个会的目的是什么?”如果目标是就某个问题达成一致意见,那么就没有必要安排会议。为什么不当场敲定一个答案呢?如果结论是模棱两可的,而且这个问题还涉及多个职能部门,那么召开一次所有职能部门都参加的会议是必要的。

  当然。但马丁·林斯特龙在这里要说的是,现在线上会议被严重滥用,已经到了完全不合常理的地步。会议的目的性已经不复存在,取而代之的则是一种习惯、一种被动的接受,而这就是当前商业世界广泛存在的现象。但如果你遵循常识,情况未必会如此。

  不用说,自疫情暴发以来,线上会议已经远远超越面对面的线下会议,并成为我们生活的重要组成部分。我们大多数人也觉得应该参加线上会议,因为这可以证明我们是多么“忙碌”。然而,在现实生活中,我们什么时候被要求站在离同事3 英尺(约1 米)的地方,然后盯着他们的脸看一个小时?

  任何参加过Zoom 或Microsoft Teams 会议的人都知道,线上会议是一种非正常的媒介。时间迟滞、回声、令人分神的背景音效、画面卡顿,以及持续不断的自我评估(比如,“这边画面还好吗?”),而所有这一切,只会让事情变得更复杂。

  另外,在线上会议中,由于看不到其他人的肢体语言,我们的集体同理心也会受到侵蚀。线上的沉默,往往会引发人的焦虑情绪。有的员工会患上“Zoom 疲劳综合征”,因为在一天之中,他们大部分时间都盯着笔记本电脑或平板电脑。这种朝线上会议转变的趋势,实际上会降低员工的生产率。

  PPT 也就是幻灯片演示会让会议变得更加复杂。在过去的10 年,PPT 可以说是商业领域的常态,尽管在近几年有失宠的趋势。作为一名咨询顾问,我承认,在大多数时候,马丁·林斯特龙也会在会议前给客户或同事发送PPT 文件。但在会议开始后,他只会把该PPT 作为视觉或听觉背景使用,而每页PPT 的内容无非就是几个词或一张深思熟虑的插图,比如通过某种隐喻,提示人们记住刚才讲的要点。

  问题是,人们在开会时已经迷上了这些PPT。对领导者来说,评价一名员工的生产率的最佳方式是什么呢?看他的PPT !通过研读PPT,领导者很快就能判断出某个人生产率的高低。“汤姆做事向来都有准备,而且准备得特别充分,你可以看看他做的PPT,有269 页呢,还有173 个图表。难怪汤姆在过去一年里能被两次提拔。还有,你看过珍妮特做的PPT 吗?整整501 页!”

  简而言之,在世界各地的工作场所,员工都在竞相制作内容最多、页码最多、图表最多的PPT。但是,严肃地讲,对于这种花费大量时间制作的、向全世界受众演示的PPT,人们真的能从中得到些什么吗?马丁·林斯特龙参加过的最好的会议都有一个共同点,那就是没有PPT 演示。

  马丁·林斯特龙曾经和某家全球投资公司的首席执行官开过一次会,事实上,这也是他参加过的最好的会议之一。作为这家公司的顾问,他和这位首席执行官在他的办公室开了长达三个小时的会。会上没有任何PPT,相反,他还记了15 页的笔记。后来,在他的一位同事和我通电话时,马丁·林斯特龙告诉她,我们两个人刚刚开了一次极富有成效的会议。听到这话后,她的第一反应是:“能把您的PPT 发给我看看吗?”当我告诉她没有PPT 时,她脱口而出:“您和我们首席执行官开了三个小时的会,竟然没有PPT ?”我可以猜得出她的真实想法:“你怎么可以这么浪费首席执行官的时间呢?你难道不知道我们这里是怎么做事的吗?真是鲁莽!”

  事实上,有那么一两次,在做完PPT 演示后,马丁·林斯特龙发送了错误的PPT 文件给与会者。然而,在后期查看时,他们却没有发现在该文件中,大约40% 的内容跟我之前讲的并不一样。

  但话说回来,PPT 和各种冗长的会议已经成为难以打破的习惯。这种难度,就好比让一个一天抽两包烟的人戒烟或让一个婴儿不用橡皮奶嘴一样。如果你或你的同事能以另外一种更合乎常识的方式解释某个事情的要点,为什么不考虑完全抛开PPT 呢?你甚至都不会注意到它们不见了。你会惊讶地发现,这样做多么节省时间,而你的大多数同事在反应过来之后,又会显得多么放松。

  到目前为止,你应该听过很多朋友或同事吹嘘他们整天都在开会,工作有多忙。这就好像你接受的会议邀请越多,你得的分数就越高一样。有些人只是想让其他人知道他们有多忙而已。

  以马丁·林斯特龙个人经验来看,几乎所有的商务人士都表示他们非常厌恶线上会议。他们认为这是对时间的巨大浪费,原因之一就是在大多数线上会议中,与会者的注意力都很难做到长时间集中。每个人都在为下次会议以及下下次会议做准备,至少他们脑海里是这么想的。

  如果会议的真正好处之一是把不同职能部门的人聚到一起,为什么跨部门会议还召开的那么少呢?市场营销部在开会的时候,运营部通常也在开会。市场营销部拿出了一个可靠的计划或策略,但最终却被运营部在本部门的会议上以安全为由否决了。为什么市场营销部和运营部最开始的时候不开一次联合办公会呢?

  常识和同理心不可避免地关联在一起。同理心把人们聚集在一起,让人们体验站在他人立场考虑问题的感受。如果仅仅是为了安排会议而安排会议,那么这些线上会议只会发挥回声的作用,进一步强化公司已有的观念和偏见。组织这样做只会培养出一个个怪物。当然,偶尔也会有极富有成果的会议,但大多数时候收效甚微。